終于找齊了，來(lái)自麥肯錫高效的時(shí)間管理工具和問(wèn)卷、30秒電梯理論、時(shí)間管理技巧、7條建議。
麥肯錫的時(shí)間管理工作方法
做正確的事情
“正確地做事”強(qiáng)調(diào)的是效率，其結(jié)果是讓我們更快地朝目標(biāo)邁進(jìn);“做正確的事”強(qiáng)調(diào)的則是效能，其結(jié)果是確保我們的工作是在堅(jiān)實(shí)地朝著自己的目標(biāo)邁進(jìn)。換句話說(shuō)，效率重視的是做一件工作的最好方法，效能則重視時(shí)間的最佳利用——這包括做或是不做某一項(xiàng)工作。麥肯錫卓越工作方法的最大秘訣就是，每一個(gè)麥肯錫人在開(kāi)始工作前必須先確保自己是在“做正確的事”。
人們關(guān)注的重點(diǎn)往往都在于前者：效率和正確做事。但實(shí)際上，第一重要的卻是效能而非效率，是做正確的事而非正確做事。
對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展而言，“做正確的事”是由企業(yè)戰(zhàn)略來(lái)解決的，“正確地做事”則是執(zhí)行問(wèn)題。前者是進(jìn)取創(chuàng)新的、主動(dòng)的，而后者是保守的、被動(dòng)接受的
開(kāi)始時(shí)就懷有最終目標(biāo)
意味著從一開(kāi)始時(shí)你就知道自己的目的地在哪里，從一開(kāi)始時(shí)你就知道自己現(xiàn)在在哪里。清楚為了達(dá)到這樣的目的，哪些事是必須的，哪些事往往看起來(lái)必不可少，其實(shí)是無(wú)足輕重的，保證你邁出的每一步都是方向正確的。要求我們?cè)诠ぷ髦?，時(shí)刻檢查自己做得事情是否偏離了最終目標(biāo)，是否為最終目標(biāo)做出有意義貢獻(xiàn)。千萬(wàn)不要忙忙碌碌、最后卻發(fā)現(xiàn)自己是背道而馳。這樣會(huì)讓我們逐漸形成一種良好的工作方法，養(yǎng)成一種理性的判斷規(guī)則和工作習(xí)慣，會(huì)呈現(xiàn)出與眾不同的眼界。
有一個(gè)被廣泛傳播的事例。我們走進(jìn)一片叢林，開(kāi)始清除矮灌木。當(dāng)我們費(fèi)盡千辛萬(wàn)苦，好不容易清除完這一片灌木林，直起腰來(lái)，準(zhǔn)備享受一下完成了一項(xiàng)艱苦工作后的樂(lè)趣時(shí)，卻猛然發(fā)現(xiàn)，不是這塊叢林，旁邊還有一片叢林，那才是需要我們?nèi)デ宄膮擦?有多少人在工作中，就如同這些砍伐矮灌木的工人，常常只是埋頭砍伐矮灌木，甚至沒(méi)有意識(shí)到要砍的并非是那片叢林。
編排行事優(yōu)先次序
總是不能靜下心來(lái)去做最該做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽人們的慣常地習(xí)慣是按照事情的“緩急程度”決定行事的優(yōu)先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”.所謂“重要程度”，即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)越有貢獻(xiàn)的事越是重要，它們?cè)綉?yīng)獲得優(yōu)先處理;對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)越無(wú)意義的事情，愈不重要，它們愈應(yīng)延后處理。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是根據(jù)“我現(xiàn)在做的，是否使我更接近目標(biāo)”這一原則來(lái)判斷事情的輕重緩急。
事情的四個(gè)層次
1、重要而且緊迫的事情
這類事情是你最重要的事情，而且是當(dāng)務(wù)之急，有的是實(shí)現(xiàn)你的事業(yè)和目標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有的則和你的生活息息相關(guān)，它們比其他任何一件事情都值得優(yōu)先去做。只有它們都得到合理高效地解決，你才有可能順利地進(jìn)行別的工作。
2、重要但不緊迫的事情
這種事情要求我們具有更多的主動(dòng)性、積極性和自覺(jué)性。從一個(gè)人對(duì)這種事情處理的好壞，可以看出這個(gè)人對(duì)事業(yè)目標(biāo)和進(jìn)程的判斷能力。因?yàn)槲覀兩钪写蠖鄶?shù)真正重要的事情都不一定是緊急的。比如讀幾本有用的書、休閑娛樂(lè)、培養(yǎng)感情、節(jié)制飲食、鍛煉身體。這些事情重要嗎?當(dāng)然，它們會(huì)影響我們的健康、事業(yè)還有家庭關(guān)系。但是它們急迫嗎?不。所以很多時(shí)候這些事情我們都可以拖延下去，并且似乎可以一直拖延下去，直到我們后悔當(dāng)初為什么沒(méi)有重視，沒(méi)有早點(diǎn)來(lái)著手重視解決它們。
3、緊迫但不重要的事情
有這樣的事情嗎?當(dāng)然，而且隨時(shí)隨地會(huì)出現(xiàn)。本來(lái)你已經(jīng)洗漱停當(dāng)準(zhǔn)備休息，好養(yǎng)足精神明天去圖書館看書時(shí)，忽然電話響起，你的朋友邀請(qǐng)你現(xiàn)在去泡吧聊天。你就是沒(méi)有足夠的勇氣回絕他們，你不想讓你的朋友們失望。然后，你去了，次日清晨回家后，你頭暈?zāi)X漲，一個(gè)白天都昏昏沉沉的。你被別人的事情牽著走了，而你認(rèn)為重要的事情卻沒(méi)有做，這或許會(huì)造成你很長(zhǎng)時(shí)間都比較被動(dòng)。
4、既不緊迫又不重要的事情
很多這樣的事情會(huì)在我們的生活中出現(xiàn)，它們或許有一點(diǎn)價(jià)值，但如果我們毫無(wú)節(jié)制地沉溺于此，我們就是在浪費(fèi)大量寶貴的時(shí)間。比如，我們吃完飯就坐下看電視，卻常常不知道想看什么和后面要播什么。只是被動(dòng)地接受電視發(fā)出的信息。往往在看完電視后覺(jué)得不如去讀幾本書，甚至不如去跑跑健身車，那么剛才我們所做的就是浪費(fèi)時(shí)間。其實(shí)你要注意的話，很多時(shí)候我們花在電視上的時(shí)間都是被浪費(fèi)掉了。
你的時(shí)間都花費(fèi)在哪個(gè)象限了呢?是A嗎?要是那樣，可以想像你每天的忙亂程度，這么做會(huì)耗費(fèi)你巨大的精力，而一個(gè)又一個(gè)問(wèn)題會(huì)像大浪一樣向你沖來(lái)。要是經(jīng)常這樣，你早晚有一天會(huì)被擊倒、壓垮、焦頭爛額、狼狽不堪。
要是C的話，你的工作效率就可想而知了。不要以為這些是緊急的事就認(rèn)為它們也很重要，實(shí)際情況是，這些事情的緊迫性常常是由別人的輕重緩急來(lái)決定的，你始終在被別人牽著鼻子走路。
要是D呢?很遺憾，如果長(zhǎng)此以往，你將一事無(wú)成。你既沒(méi)有工作效率，也沒(méi)有絲毫的工作效能可言。它除了浪費(fèi)了你很多時(shí)間以外，還證明你是一個(gè)控制不住自己情緒的人。
只有在象限B，它才是卓有成效的個(gè)人管理的核心。盡管這些事不緊急，但它卻決定了我們的生活質(zhì)量、受教育程度、品味培養(yǎng)、工作業(yè)績(jī)等等。只有養(yǎng)成“做要事不做急事”的良好個(gè)人習(xí)慣，你工作起來(lái)才會(huì)駕輕就熟。你會(huì)提前做工作計(jì)劃，按時(shí)復(fù)習(xí)功課，經(jīng)常鍛煉身體，保持良好狀態(tài)，并且避免了臨陣磨槍的緊張和尷尬。這也就是我們所提倡的。
每天制一個(gè)圖表
每天總是忙碌而凌亂，有時(shí)候累得暈頭轉(zhuǎn)向，卻又常常將一些重要的事遺忘DOIT博客
圖表所要表達(dá)的信息務(wù)必一目了然
每天抽出幾分鐘，對(duì)當(dāng)天的工作和圖表的內(nèi)容進(jìn)行小結(jié)和回顧
其次，圖表會(huì)為我們節(jié)省大量的時(shí)間。制作表格的一個(gè)明顯好處是可以排定事情的優(yōu)先次序，可以明確一些事情究竟是應(yīng)該做還是不應(yīng)該做
第三，圖表還能調(diào)動(dòng)我們的工作積極性。每天制一張圖表，可以使你對(duì)自己的目標(biāo)更清晰，當(dāng)一天的工作結(jié)束時(shí)，檢視當(dāng)天的圖表，可以發(fā)現(xiàn)哪些工作還沒(méi)有完成，哪些工作還可以做得更好，從而使自己的積極性能夠充分地發(fā)揮出來(lái)。
有效的方式，從廢紙簍開(kāi)始
減少文件堆積的最有效工具之一，是個(gè)大廢紙簍。從廢紙簍中的文件多寡，可大致判斷一個(gè)人利用時(shí)間的情形。另外，保存太多的記錄是一種心理不安的癥候。如果你真正需要某一份資料，你也許會(huì)在公司其他部門或某一個(gè)人的檔案中找到;或者你打一個(gè)電話就可以解決問(wèn)題;或者沒(méi)有這項(xiàng)資料也過(guò)得去。1)立即處理2)閱讀并保存3)閱讀后丟棄4)文件檔案
我們并不是說(shuō)翔實(shí)的檔案就毫無(wú)用處，但問(wèn)題是它們是不是那樣有用，是否值得我們花那么多時(shí)間和精力去匯集、整理、歸檔和保存。
雜亂無(wú)章是一種壞習(xí)慣
工作無(wú)序，沒(méi)有條理，在一切都是亂糟糟的工作環(huán)境中東翻西找，這無(wú)疑意味著你的精力和時(shí)間都毫無(wú)價(jià)值地浪費(fèi)了?！∞k公桌面是否整潔，是工作條理化的一個(gè)重要方面。建立一個(gè)較佳的工作秩序，增加單位時(shí)間的使用效率，合理組織工作。隨意放置的凌亂的東西會(huì)隨時(shí)吸引你的注意力。把最優(yōu)先的待辦件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽視它們。
(1)把你辦公桌上所有與正在做的工作無(wú)關(guān)的東西清理出來(lái)，把立即需要辦理的找出來(lái)，放在辦公桌中央
(2)不要因?yàn)槭艿礁蓴_或者疲倦放下正在做的工作
(3)一項(xiàng)工作做完后，一定要把與這項(xiàng)工作相關(guān)的資料收拾整齊。
甭想把整個(gè)海洋煮沸
請(qǐng)記?。耗悴豢赡軐⒄麄€(gè)海洋煮沸!個(gè)人的知識(shí)和能力是有限的，依靠和利用團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力共同完成項(xiàng)目是明智的選擇，不要擔(dān)心功勞被別人搶走。
先摘好摘的果子
通俗地說(shuō)，就是先從最容易、最有把握的地方做起。
我們?cè)谡×艘欢〝?shù)量的好果子之后，心里自然會(huì)建立起一種信心，我一定能把目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而在以后的旅途中，能夠抗得起命運(yùn)的重?fù)?dān)。這同時(shí)也是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，我們這樣由易到難地做事，自己心里對(duì)這個(gè)過(guò)程肯定會(huì)越來(lái)越熟悉，所以在困難越來(lái)越大時(shí)，我們能夠沉著應(yīng)付。
重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)
這個(gè)原理是19世紀(jì)末20世紀(jì)初意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家兼社會(huì)學(xué)家維弗烈度?帕累托提出的。它的大意是：在任何特定群體中，重要的因素通常只占少數(shù)，而不重要的因素則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因素即能控制全局。
這個(gè)原理經(jīng)過(guò)多年的演化，已變成當(dāng)今管理學(xué)界所熟知的“80/20原理”——即80%的價(jià)值是來(lái)自20%的因素，其余的20%的價(jià)值則來(lái)自80%的因素。
“80/20原理”對(duì)工作的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效。你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榻鉀Q這些重要的少數(shù)問(wèn)題，你只需花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。
一次只能解決一件事
許多人在工作中把自己搞得疲累不堪，而且效率低下，很大程度上就在于他們沒(méi)有掌握這個(gè)簡(jiǎn)單的工作方法：“一次只能解決一件事。”他們總試圖讓自己具有高效率，而結(jié)果卻往往適得其反。
來(lái)自麥肯錫的時(shí)間管理工具
用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。
你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎?
你通常把工作帶回家嗎?
你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎?
如果你沒(méi)有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感?
即使沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力?
你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件?
你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎?
你在辦公室用餐嗎?
在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)?
你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們?
你覺(jué)得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎?
你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎?
當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感?
你常無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書籍?
你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒(méi)有去做與公司目標(biāo)一致的大事?
你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒(méi)有著眼于未來(lái)?
麥肯錫時(shí)間管理的7條建議
1、個(gè)個(gè)擊破，不要同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)，實(shí)驗(yàn)表明同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)反而需要多花30%的時(shí)間，失誤率則增加1倍。
2、不斷接觸新信息反而會(huì)抑制創(chuàng)造性。
3、自制：集中精力、過(guò)濾信息、適當(dāng)休息。
4、找到你的“獨(dú)處時(shí)間”。
5、不回復(fù)抄送郵件。
6、打電話勝過(guò)郵件。
7、放棄凡事都須事必躬親的幻想。
麥肯錫時(shí)間管理之30秒電梯理論
麥肯錫公司曾經(jīng)得到過(guò)一次沉痛的教訓(xùn)：該公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時(shí)候，麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見(jiàn)了對(duì)方的董事長(zhǎng)，該董事長(zhǎng)問(wèn)麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：“你能不能說(shuō)一下現(xiàn)在的結(jié)果呢?”由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒(méi)有準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備，也無(wú)法在電梯從30層到1層的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說(shuō)清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。
麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。
麥肯錫高效時(shí)間管理技巧
每天制一個(gè)圖表
麥肯錫的經(jīng)驗(yàn)是，每天制定一個(gè)表格，讓表格來(lái)幫助你。究竟每天要做些什么呢?你可以在一天結(jié)束時(shí)靜坐半個(gè)小時(shí)，首先問(wèn)問(wèn)自己：“今天我做到的3件最重要的事情是什么?”隨后再想想明天的工作計(jì)劃，并以表格的形式把它們記載下來(lái)。
圖表是用來(lái)傳遞和表達(dá)信息的一種工具，別把他當(dāng)成是一件藝術(shù)品。圖表越復(fù)雜，傳遞信息的效果就越差。圖表所要表達(dá)的信息務(wù)必一目了然，因此，如果你想用相同的圖表表達(dá)不同的信息，那么最好還是重畫幾張，以便清晰地說(shuō)明每個(gè)問(wèn)題。
像制定圖表一樣，每天抽出幾分鐘，對(duì)當(dāng)天的工作和圖表的內(nèi)容進(jìn)行小結(jié)和回顧。這是這項(xiàng)高效工作方法的最后，也是最重要的一步。
首先，圖表會(huì)讓我們隨時(shí)都目標(biāo)明確。
每個(gè)人都有眼前的特定目標(biāo)。例如，你準(zhǔn)備明天做什么，或希望下個(gè)星期與下個(gè)月作什么。你最好把有助于你達(dá)到中期和遠(yuǎn)期目標(biāo)的近期特定目標(biāo)寫下來(lái)，這樣目標(biāo)會(huì)更容易實(shí)現(xiàn)。
其次，圖表會(huì)為我們節(jié)省大量的時(shí)間。制作表格的一個(gè)明顯好處是可以排定事情的優(yōu)先次序，可以明確一些事情究竟是應(yīng)該做還是不應(yīng)該做。排定優(yōu)先次序可以幫助你確定你已將最重要的事放在最優(yōu)先的位置上。
同時(shí)，因?yàn)榇_定了事情的優(yōu)先順序，表格會(huì)幫助我們節(jié)約許多寶貴的時(shí)間。
成功人士不但善于合理的利用時(shí)間，而且還會(huì)努力地去爭(zhēng)取時(shí)間。
我所能告訴給你的只是，每天制定一個(gè)圖表，是麥肯錫管理時(shí)間的唯一秘訣。
第三，圖表還能調(diào)動(dòng)我們的工作積極性。
工作是需要激情和熱情的，愛(ài)默生說(shuō)：“缺乏熱忱，難以成大事?！?/p>
有效處理文書的方式包括下列幾個(gè)范疇：
(1)立即處理——不要擱下來(lái)不采取行動(dòng)。
(2)閱讀并保存——第一次閱讀時(shí)，你該知道哪些是有用的資料，將那些認(rèn)為有必要保存的東西，收集起來(lái)。
(3)閱讀后丟棄——第二次閱讀時(shí)，保存那些可能有用，但不是立即需要的文件。如果你在兩周內(nèi)不看的話，就扔了吧。
(4)文件檔——收集資料，準(zhǔn)備保存的地方，直到采取行動(dòng)為止。
最后一項(xiàng)，正如你所料到的，是廢紙簍。從廢紙簍中的文件多寡，可大致判斷一個(gè)人利用時(shí)間的情形。 另外，保存太多的記錄是一種心理不安的癥候。
雜亂無(wú)章是一種壞習(xí)慣? 我贊美徹底和有條理的工作方式。
看看自己夾在書里的一堆小紙片和那么厚的一本寫著密密麻麻時(shí)間規(guī)劃的小本子，不禁汗顏：怪不得總是有做不完的事。
舊的不去，新的不來(lái)
從現(xiàn)在開(kāi)始，重新建立自己時(shí)間管理制度：
1.當(dāng)天碰到的事必須當(dāng)天去做，去理清，不重要的可以即刻丟掉，當(dāng)天不能下決定的給自己定個(gè)期限，不要讓它拖下去，比如想去買本書，期限為3天，3天一過(guò)沒(méi)去買，就再不用去想它了，每件事務(wù)必如此
2.每隔一段時(shí)間清理自己的紙條，將有價(jià)值的想法盡快處理掉，期限未到的重新寫到一張新紙條上，原來(lái)的紙條就可以扔掉
3. 以周為單位，用圖表規(guī)劃每日規(guī)定時(shí)間，嚴(yán)格遵循時(shí)間安排，寧肯完不成任務(wù)，也不拖延時(shí)間，并對(duì)每天任務(wù)完成情況做個(gè)統(tǒng)計(jì)，建立圖表，幾天后看看哪些任務(wù)超量完成，縮減時(shí)間，總是未完成的尋找原因，提高速度，周日小結(jié)。
