我和一些資深職場人士聊天，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)大家都有這種感覺，很多業(yè)務(wù)技能一般，效率一般的人都不注重工具的使用，或者使用工具非常笨拙。 工欲善其事必先利其器，打游戲都知道想要升級打怪，裝備必不可少，武林高手有了屠龍寶刀方能少年得志，抱得美人歸，家國天下俱在手中。可在工作和生活中，我們常忽略自己工具，寧愿用著過時的軟硬件，陳舊的知識，幻想通過破爛裝備送我們直上青云。
1、 工作是自己的責(zé)任，工具也是自己的責(zé)任。很多人在工作中總認(rèn)為工具是單位配的，出了問題是單位的，覺得自己不必負(fù)責(zé)。我經(jīng)?？吹轿覀児疽渤Ｓ须娔X崩潰了，找IT，然后一天什么也干不了，只能等IT重裝電腦，然后，電腦里什么文件也沒有了，還理直氣壯，我的電腦重裝了，文件全沒有了。其實(shí)工作永遠(yuǎn)是自己的責(zé)任，工具出了問題影響的是自己的時間效率，要早做預(yù)案，平時規(guī)范操作，學(xué)一些基本技能，盡量避免這種毀滅性事件的發(fā)生。 我以前也有過電腦崩潰，損失慘重的現(xiàn)象，今年年初，我的手機(jī)，電腦一夜之間全部被盜，更倒霉的買了新手機(jī)一周不到再次被盜.....如果是以前，我起碼兩三天時間基本是沒法工作，文件更是最大的損失，財產(chǎn)安全也受威脅。但因為大部分文件在云端，有多重備份，多重加密，即使電腦手機(jī)物理性全部消失，還是沒有影響第二天的正常工作。
記得心理學(xué)者武志紅老師有次在機(jī)場丟了電腦，微博懸賞5萬元，因為電腦中的文件都是心血。我自那時起就提醒自己做預(yù)案，有些事本來就很不愉快，不能再讓自己處于更深的困境。有人可能說，這個要多少錢啊，確實(shí)，要不斷硬件升級，有些需要單位支持，有些需要自己支出，總是要用錢的，可花錢買時間，買裝備，在游戲里你怎么辦的?想要比別人強(qiáng)，就要付出代價啊，這種代價隨著自己超車升級會很快收回。
2、每個人工作中對工具的使用要求是不一樣的，有不同的重點(diǎn)。工作性質(zhì)不同，有的對文字要求高，有的對表格要求高，有的對PPT要求高，有的對繪圖軟件要求高，有的對非電腦的其它工具要求高…… 我經(jīng)常聽好多人對自己工作中用的常用軟件也說這個不會，那個沒聽說過。我這個對電腦算是白癡的人居然還有很多人來問一些操作技巧，其實(shí)還主要是意識不足。職場中人的基本要求是一定要把自己工作中需要用到的工具運(yùn)得嫻熟。即使不常用，和工作相關(guān)的流行軟件也應(yīng)該知道如何去學(xué)習(xí)了解，在需要用到時迅速學(xué)習(xí)。即使到了管理層，不做基層的事，也不能太不接地氣，這樣也很容易被時代狠狠拋棄。非專業(yè)大廚先有一套好菜刀修煉才能事半功倍，米其林大廚也是工具使用極熟練的高手，也許只有到武俠小說中才會有頂級掃地僧級別就可以一把鈍刀都不要天下無敵的神話。
3、任何效率的提升離不開工具的提升和工具使用。了解了你的工作，起碼要下死力氣把最重要的基本工具升級到最合你用，軟件用得比同事熟。比如我經(jīng)常出差，文字處理為主，對輕薄要求比較高，性能要求一般，以前也用過Mac，覺得不適合自己，辦公軟件很多與別人兼容有問題，現(xiàn)在我用的是微軟Surfacepro4，好了很多。如果對性能要求高，移動重量要求低的有很多好選擇，反正工具上要選自己稱手的。 我打字一直比普通文字輸入者快一些，因為我用的是五筆錄入為主，拼音為輔。這下重字率就少，而且因為有兩種輸入法，就不會為不認(rèn)識的字，或讀不準(zhǔn)的字打不出而花很多精力，當(dāng)然也可能造成有時候錯別字多。但這無形中節(jié)約了我大量時間。我對移動辦公要求很高，經(jīng)常出差，所以手機(jī)和帶支架藍(lán)牙鍵盤是隨身帶，在火車上也照樣碼字，飛機(jī)上再戴個Bose降噪耳機(jī)，整個世界都會安靜下來，給自己的干擾也小很多。
4、根據(jù)使用習(xí)慣，讓工具幫助你聚焦于工作，少因為工具的不當(dāng)分散注意力。將電腦瀏覽器選成Chrome或其它廣告少的，那種一閃一閃，如360之類就全刪了吧，太影響注意力了，一會兒關(guān)一個廣告網(wǎng)頁視同流氓軟件直接刪了。 我的Surface上用的自帶windows殺毒軟件?？傊?，任何有一堆廣告的盡量早殺早好。寧愿花錢，不賣自己的注意力。 知識信息管理筆記系統(tǒng)：Evernote同步快，提醒功能強(qiáng)，我常用它做鬧鐘，做讀書筆記，平時寫東西，做筆記用onenote,微信、訊飛語記。國產(chǎn)還有不少云筆記服務(wù)，網(wǎng)易云筆記、為知筆記原理差不多。用的最多的郵箱直接和手機(jī)同步，隨時可以查看，聯(lián)系人、日程同步好，用好郵箱中的提醒功能，在手機(jī)上自動和日歷同步。 軟件APP以蘋果原生為主，電腦軟件以微軟，Google出品為主，其它軟件都要以能多平臺切換為主，用熟練了，省很多麻煩。
5、將常用的重復(fù)性工作簡化盡量減少重復(fù)性工作，提升效率。根據(jù)自己的習(xí)慣，設(shè)置一些模板和快捷方式，如郵箱是常用的幾種回復(fù)，都做一個模板，直接調(diào)用。 手機(jī)上設(shè)置一些快速短語，比如自己的公司名，地址，家庭地址、郵件之類常用短語，如果在手機(jī)的通用——鍵盤——文本替換中設(shè)置簡寫替換，會快捷省力，更重要的是一勞永逸不會錯。
6、不斷優(yōu)化、簡化自己的工具無論是女人包中的餐巾紙，遮陽傘，還是男人的錢包，鑰匙圈，以及男女都有的延伸的器官手機(jī)，耳機(jī)，逐步換成自己喜歡、質(zhì)量高級、使用方便、設(shè)計精良的，讓自己被喜歡的高級東西所包圍。逐步換掉那些反人類的工具，陳舊的電腦、過時的手機(jī)、不好用的錢包、粗劣的耳機(jī)、丑陋的鑰匙扣、廉價的塑料杯、免費(fèi)的購物袋...... 少而精的工具可以讓你感覺到生活的美好，工作的意義。當(dāng)然更重要的是讓自己配得起這些好東西，用高級貨會讓你有高級感，用低檔貨習(xí)慣了會認(rèn)為自己只配用過時的便宜貨。
7，養(yǎng)成良好的保養(yǎng)，更新工具的習(xí)慣在現(xiàn)代社會，工具的更新速度極快，不斷會有更好的硬件軟件出現(xiàn)，不一定要跟風(fēng)用最高級最新的工具，做為現(xiàn)代人，一定要知道假于工具的重要性，爭取不落伍。兒時就曾經(jīng)學(xué)過，人和動物最大的區(qū)別就是會使用工作，《荀子·勸學(xué)》中的名句：君子性非異也，善假于物也?？梢姀墓胖两?，一個人會不會借力，會不會使用工具都是有極大差異的。利用工具，如果只是限于我們已經(jīng)熟悉的，拒絕更新提升，其實(shí)已經(jīng)輸在了進(jìn)化的路上。我自己覺得以四年為限，要刷一遍自己的裝備?？纯词遣皇歉蒙铣绷?，想想如果是位學(xué)生，大一入學(xué)時買的裝備，畢業(yè)工作了還用這一套是不是有些跑不動了?
只有不斷更新迭代自己的工具，才讓自己與時俱進(jìn)。 定期學(xué)習(xí)使用一些新的工具，尤其是軟件，往往是代表了一種思想，一種潮流，一種方向。 大家也不防利用周末的時間，整理一下自己的裝備，學(xué)習(xí)一些新的軟件工具，提升裝備，為你裝個外掛，幫助人生開掛。
你有什么好的工具使用心得，和大家分享分享吧。
