美國(guó)管理學(xué)會(huì)主席吉姆·海斯說(shuō)過(guò)，“一個(gè)人可以學(xué)會(huì)更有效地使用多種管理工具，以便在同樣多的時(shí)間里使自己更加富有成效。” 管理好自己的時(shí)間就是管理好自己的生命，為了不讓自己的生命白白逝去，你就一定要努力使自己成為一名時(shí)間管理的高手。
通常，人們對(duì)于高效能的看法是，一種能在很短的時(shí)間內(nèi)完成很多工作的能力。這其實(shí)并不全面，高效能的真正意義是在很短的時(shí)間內(nèi)，能夠?qū)崿F(xiàn)很多有很大價(jià)值的工作，并不是那些耗費(fèi)時(shí)間但不能產(chǎn)生很大價(jià)值的工作。
比如，A員工打字速度特別快，他一天可以回復(fù)1000封郵件，但這并不代表他的工作效率高，因?yàn)?，這項(xiàng)工作里面沒(méi)有什么特別的價(jià)值，除非這些郵件確實(shí)產(chǎn)生了一些價(jià)值較大的實(shí)際效果。但B員工一天內(nèi)只完成了一項(xiàng)任務(wù)，但他實(shí)現(xiàn)了比A員工的1000封郵件還要大的價(jià)值，那么，B員工就比A員工的工作效率更高。
一、列任務(wù)清單，堅(jiān)決去掉不重要的部分
想要提高工作效能，第一件事就是去掉那些不重要的事情。當(dāng)你每天工作的時(shí)候，嘗試著把每天要做的事情列一個(gè)清單，挑出最重要的那些，然后再對(duì)這些進(jìn)行排列，每完成一件事就在清單中打鉤。這個(gè)方法可以將你腦海中的想法具體化、調(diào)理化。
在工作中往往有四種類型的任務(wù)：重要不緊急的，不重要緊急的，重要緊急的，不重要不緊急的，你要權(quán)衡哪些需要先完成哪些后完成。通過(guò)列出任務(wù)清單的方法可以大大提高工作效率，因?yàn)楫?dāng)人忙得焦頭爛額時(shí)，很容易忽略一些比較不重要但是必須完成的任務(wù)。
二、合理分配休息時(shí)間
高效能并不意味著你要像個(gè)機(jī)器人一樣不停地工作，工作之余，休息也是非常重要的。不管你有多想工作，但它不可能滿足你生命中的各個(gè)方面。這就是為什么我們的人生是由很多部分組成的而并不是僅僅一個(gè)部分。每一部分都是獨(dú)一無(wú)二的，不能被其他所替代。
工作過(guò)程中，只要你感到工作效率低下，你就可以停下來(lái)休息一會(huì)兒。離開(kāi)辦公桌，去食品室拿杯飲料，去上個(gè)廁所，或者和同事討論討論工作。當(dāng)你回到工作上時(shí)，你會(huì)比之前更加振作。休息一段時(shí)間讓你的電池充電，當(dāng)你重新開(kāi)始工作時(shí)，你可以全力前進(jìn)。
三、學(xué)會(huì)“斷舍離”工作時(shí)避免分心
“斷舍離”概念是日本雜物管理咨詢師山下英子針對(duì)家居收納提出來(lái)的，但是，在時(shí)間管理上，也是同樣適用。
“斷”是指明白哪些事情是最重要的?！吧帷敝干釛壱恍?duì)自己無(wú)用的事情。“離”指專注自己的事情，遠(yuǎn)離外界的誘惑。當(dāng)你開(kāi)始對(duì)自己的生活“斷舍離”后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)就跟家居整理收納一樣，丟棄無(wú)用的東西，只留下需要的物品，生活跟房間一樣變得簡(jiǎn)單清爽，并且每一天都是充滿意義的。
四、充分利用碎片化時(shí)間來(lái)工作
零碎時(shí)間是指夾在一些事情中間的那些空閑時(shí)間，每個(gè)人每天都會(huì)有很多的碎片化時(shí)間，把這些碎片化的時(shí)間充分利用起來(lái)也能積少成多。不同的碎片化時(shí)間能處理的工作內(nèi)容也不一樣。
在等車、排隊(duì)的時(shí)候你可能只能使用手機(jī)查看郵件，在工作會(huì)話組里發(fā)消息，設(shè)置工作日程等;在坐車、坐飛機(jī)時(shí)時(shí)間段較長(zhǎng)，可以用筆記本電腦做一些復(fù)雜的工作，比如寫計(jì)劃書(shū)，做方案PPT，工作總結(jié)等;如果是處于行走、開(kāi)車、運(yùn)動(dòng)中，這個(gè)時(shí)候可以用藍(lán)牙耳機(jī)打電話、聽(tīng)匯報(bào)等。
但是很多利用碎片化時(shí)間工作的人難免給人留下工作狂的印象，仿佛空閑時(shí)間都被工作塞滿了。利用碎片化時(shí)間工作并不是為了時(shí)時(shí)刻刻工作，而是為了將省下的整塊時(shí)間留給生活，從而更好地平衡工作和生活的關(guān)系。
五、嘗試“番茄工作法”
“番茄工作法”是弗朗西斯科?西里洛在1992年創(chuàng)立的時(shí)間管理方法，多年來(lái)獲得很多人的一致認(rèn)可。具體操作方法是：把時(shí)間分為25分鐘一段，在這一段時(shí)間內(nèi)只專心做一項(xiàng)任務(wù)，每25分鐘結(jié)束后休息5分鐘。
在進(jìn)行“番茄工作法”前，你要做一個(gè)任務(wù)清單，工作內(nèi)容要有一個(gè)合理分配，每完成一個(gè)任務(wù)都要做一個(gè)標(biāo)記。這種方式可以有效集中思路，讓你專注在一件事情上，以最短的時(shí)間最高效地完成任務(wù)。
番茄工作法本意上是一種不要將整塊時(shí)間碎片化的工作思路，因?yàn)槭謾C(jī)上的各種推送、提醒實(shí)在不太容易讓人做到專注。如果你是一個(gè)有拖延癥的人，不論做什么事總是沒(méi)一會(huì)兒就要看看手機(jī)的人，那么可以先嘗試在短一點(diǎn)的時(shí)間內(nèi)集中精力，然后再嘗試一個(gè)更長(zhǎng)的時(shí)間段，避免被打擾和碎片化，并且在這個(gè)更長(zhǎng)的時(shí)間段里處理同一個(gè)事務(wù)。
六、工作中充分發(fā)揮你的靈感
不管在哪個(gè)領(lǐng)域，靈感是提高工作效率的一個(gè)關(guān)鍵詞。靈感并不是等來(lái)的，而是需要你去主動(dòng)去挖掘。
如何找到靈感呢?其實(shí)很簡(jiǎn)單，想想生活中能夠激發(fā)你靈感的事。幫助他人成長(zhǎng)?還是和朋友聯(lián)系?意識(shí)到你工作的意義?和比你弱的一起工作?幫助那些不幸的人?成為你工作領(lǐng)域中的第一名?你要怎么去實(shí)現(xiàn)他們呢?找到你的動(dòng)力，然后利用他們?nèi)ゼ?lì)你自己。
七、創(chuàng)造自己的“金鐘罩和鐵布衫”
在這個(gè)紛繁雜蕪的“花花世界”，我們很難做到不被外界因素干擾，這讓很多人為此而分心。連續(xù)不斷的信息從四面八方不斷涌來(lái)，分散你的注意力。你將注意力放在這些信息上面，你就必然從你正在做的那些重要的事情上分心。
為了能讓你完成那些真正重要的事，你需要為自己構(gòu)建一個(gè)堡壘，一個(gè)屬于你自己的“金鐘罩鐵布衫”，這樣那些事就不會(huì)輕易地打擾到你了。
拔掉電話線，關(guān)掉手機(jī)，關(guān)掉收件箱，為自己設(shè)立一個(gè)N天后回復(fù)那些郵件的規(guī)矩。至少在你工作的時(shí)候，特別是你在做一件特別重要的事的時(shí)候，能夠做到專注。
八、設(shè)定個(gè)人時(shí)刻表
設(shè)定個(gè)人時(shí)間表是一項(xiàng)最為基礎(chǔ)有效的工作習(xí)慣，根據(jù)帕金森定律，完成一件工作所需要的時(shí)間，會(huì)擴(kuò)大至填滿所容許的時(shí)限，這就意味著，如果你不制定一個(gè)時(shí)間表，你會(huì)花很長(zhǎng)一段時(shí)間來(lái)完成你的工作。
如果你制定了兩個(gè)星期的時(shí)間表，那你就會(huì)花兩個(gè)星期的時(shí)間。如果你只制定了一個(gè)小時(shí)的，你也許會(huì)在一個(gè)小時(shí)內(nèi)完成這項(xiàng)工作。因此，當(dāng)你制訂了時(shí)間表，你就會(huì)有想在那個(gè)時(shí)間段內(nèi)完成工作的意圖，因此這就會(huì)為你目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而鋪平道路。
九、利用自動(dòng)化系統(tǒng)完成部分工作任務(wù)
今天的科技讓自動(dòng)化對(duì)我們所作的許多事情來(lái)說(shuō)成為可能，盡管不能完全用自動(dòng)化完成任務(wù)，我們?nèi)钥衫眠@些系統(tǒng)為我們完成很多工作。
記下你今天做的事，看看你可以怎樣利用自動(dòng)化系統(tǒng)完成他們。不斷尋找那些可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的方法，這樣我們就可以用更多的時(shí)間去完成更有價(jià)值的事。當(dāng)你在做任務(wù)表上的某些事情的時(shí)候感到了“似曾相識(shí)”的感覺(jué)，這就是可以通過(guò)自動(dòng)化完成工作的一個(gè)根據(jù)。盡可能的根據(jù)你設(shè)置的列表自動(dòng)完成工作，你可以將你的時(shí)間用在更為重要的事情上。
